Wie man Ordnung schafft ist kein Geheimnis! Und es ist ganz einfach!

1. Fangen Sie JETZT an

Die meiste Energie verschwenden wir damit, uns über die herrschende Unordnung zu ärgern, aber nichts zu ändern. Wir haben keine Zeit, keine Lust, und morgen ist ja schließlich auch noch ein Tag. Der Papierhaufen wird immer größer und weiterhin von rechts nach links bewegt. Nur die Ordnung innerhalb der Papiere wird ab und zu geändert – nämlich wenn wir händeringend etwas suchen. Der innere Druck wächst jedoch bedenklich, wenn z. B. Belege für die jetzt abzugebende Umsatzsteuererklärung fehlen oder der interessante Kontakt von der Messe noch nicht erfasst ist, sich wahrscheinlich (und hoffentlich) aber irgendwo auf dem Schreibtisch befindet. Machen Sie Schluss damit. Ändern Sie Ihr Verhalten, und fangen Sie jetzt an. Wenn Sie sich jeden Tag nur 10 Minuten gönnen, um Ordnung in Ihre Papiere zu bringen, wird es schon bald keine Papierhaufen auf Ihrem Schreibtisch mehr geben.

2. Fassen Sie jeden Vorgang nur EINMAL an

Nehmen Sie jedes Papier, jede Visitenkarte, jede Rechnung, jede Notiz nur einmal in die Hand. Entscheiden Sie sofort, was damit zu tun ist. Ablage, Wiedervorlage, Papierkorb, Delegation an eine andere Person, Eintrag/Erfassung – mehr Möglichkeiten gibt es nicht.

3. ENTMÜLLEN Sie Ihr Büro

Werbung, Kataloge, Flyer, Hochglanzbroschüren – eine Flut von Informationen erreicht uns heute täglich auf den unterschiedlichsten Wegen. Oftmals heben wir diese Dinge auf. Sie könnten ja vielleicht irgendwann mal für uns interessant sein. Doch bedenken Sie: So gut wie jede Information, jedes Produkt oder jede Firma finden Sie im Internet. Deshalb: Speichern Sie sich den entsprechenden Link lieber unter Ihren Favoriten, z. B. in einem entsprechenden Ordner. Im Bedarfsfall haben Sie somit alle nötigen Informationen zu Hand und können ggf. jederzeit entsprechendes Informationsmaterial anfordern. Dieses hat dann auch den Vorteil auf dem aktuellsten Stand zu sein.

4. Nutzen Sie ORDNUNGSMITTEL richtig

Heute gibt es eine Vielzahl von Ordnungsmittel zu den unterschiedlichsten Preisen und in den unterschiedlichsten Farben. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Pläne, Schriftverkehr – ob Sie hier mit Aktenordnern, Hängeregistraturen oder Mappen und Boxen arbeiten bleibt Ihnen, Ihren Vorlieben und Ihrem Geschmack überlassen. Aktenordner eignen sich in der Regel gut zur Ablage, Hängeregistraturen oder Mappen für laufende Vorgänge. Achten Sie auf eine gute und einheitliche Beschriftung. Und vermeiden Sie Ablagekörbe auf Ihrem Schreibtisch. Auch ein Posteingangs- oder Postausgangskorb sollte dort nur stehen, wenn es wirklich erforderlich ist.

5. Das PAPIERLOSE Büro

So ganz ohne Papier wird Ihr Büro leider nicht auskommen. Aber vieles lässt sich vermeiden. Drucken Sie keine Emails, digitalen Angebote oder Rechnungen aus, wenn nicht unbedingt erforderlich. Sorgen Sie stattdessen für eine übersichtliche digitale Ablage und rechtssichere Archivierung. Sammeln Sie kein Schmierpapier. Eine rechtssichere Buchhaltungssoftware sorgt für einen Ort, an dem Sie alle Ihre Belege und Rechnungen digital erfassen können. Digitale Belege gehören in die digitale Ablage, Originalbelege in die Papierablage. Denken Sie in diesem Zuge daran, Thermobelege zeitnah zu kopieren, denn diese verblassen meistens schnell.

6. Keine ZETTELWIRTSCHAFT

Sie sind klein, sie sind bunt, sie kleben – und sie sollten in einem Büro so wenig wie möglich eingesetzt werden. Warum? Weil sie einfach den Hang dazu haben herumzufliegen oder verloren zu gehen. Termine, Aufgaben und Telefonnummern gehören in Ihren Kalender bzw. in Ihre Kontakte. Telefonnachrichten können schnell und einfach schon während des Telefongesprächs in die Betreffzeile eines jeden Emailsystems geschrieben und abgeschickt werden. Und Notizen über den Inhalt eines Telefonats gehören entweder in eine E-Mai, in den entsprechenden Kontakt, den laufenden Vorgang oder in die Ablage.